Renteneintritte planbar besetzen: die 24-Monats-Vorschau
Die kurze Antwort: Der Renteneintritt ist die einzige Vakanz, die Jahre vorher feststeht. Sie beginnt trotzdem meist erst dann, wenn das Schreiben auf dem Tisch liegt. Regionalbanken müssen in den nächsten Jahren erhebliche altersbedingte Abgänge auffangen; bei den Sparkassen sind 48,0 Prozent der Beschäftigten 50 Jahre oder älter. Was fehlt, ist die Zahl für das eigene Haus, dazu eine Zuständigkeit und ein Termin. Eine 24-Monats-Vorschau schließt die Lücke in vier Schritten: Liste aus dem Personalsystem ziehen, Kritikalität je Stelle markieren, je kritischer Stelle eine Person benennen, einen festen Termin vor der Personalplanung setzen. Aufwand: ein Vormittag im Jahr.
„Wir wissen ja, was auf uns zukommt.“
Meistens stimmt das sogar. Die Altersstruktur liegt vor. Wer 2029 in Rente geht, steht heute im Personalsystem, mit Geburtsdatum, Bereich und Funktion. Und trotzdem beginnt die Nachbesetzung in vielen Häusern an dem Tag, an dem das Schreiben auf dem Tisch liegt.
Das ist die eine Vakanz, die niemanden überraschen kann. Behandelt wird sie wie jede andere.
Warum die Zahl liegen bleibt
Daten sind vorhanden, gesteuert wird trotzdem nach Gefühl. Das ist keine Frage von Sorgfalt, sondern von Zuständigkeit. Drei Gründe tauchen fast immer auf.
Der dritte Punkt ist belegbar. In der Recruiting-Benchmark-Studie 2025 messen 74 Prozent der befragten Häuser die Time-to-Hire, aber nur 9 Prozent kennen die Kosten einer unbesetzten Stelle. 53 Prozent hätten die Zahl gern. Die Lücke zwischen 9 und 53 ist der eigentliche Befund: Der Wille ist da, das Instrument fehlt.
Abgang und Lücke sind nicht dasselbe
Ein Abgang ist ein Datum. Eine Lücke ist eine Zeitspanne, und die beginnt früher, als die meisten rechnen.
Sie beginnt nicht am letzten Arbeitstag. Sie beginnt, wenn Wissen abfließt, das nie aufgeschrieben wurde: welcher Firmenkunde welche Vorgeschichte hat, warum eine Vorlage so aussieht, wie sie aussieht, wer im Haus angerufen wird, wenn etwas hakt. In Regionalbanken sitzt dieses Wissen häufig bei genau den Menschen, die als Nächstes gehen.
Rechnen Sie die Spanne einmal ehrlich durch.
| Abschnitt | Größenordnung | Woher der Wert kommt |
|---|---|---|
| Vorlauf bis zur Ausschreibung: Profil prüfen, intern oder extern entscheiden, Beteiligung einplanen | Wochen bis Monate | hängt am Haus. Wo Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil aktuell sind, sind es Wochen. Wo sie fehlen, Monate |
| Besetzung: vom Suchbeginn bis zum ersten Arbeitstag | 86 Tage im bundesweiten Schnitt | IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026, alle Wirtschaftsbereiche. Ein Durchschnitt über alle Berufe, kein Wert für Ihr Haus und keine Time-to-Hire |
| Einarbeitung bis zur vollen Wirksamkeit | Monate, bei Spezialistenstellen deutlich länger | hängt an Stelle und Haus. Eine öffentliche Erhebung dazu gibt es für den Sektor nicht |
Freigabe, Suche, Kündigungsfrist, Einarbeitung: Bei Spezialistenstellen im Firmenkundengeschäft oder in der Marktfolge kann die Zeit bis zur vollen Wirksamkeit ein Jahr überschreiten. Das ist eine Erfahrungsgröße aus Mandaten, kein Benchmark. Rechnen Sie sie für Ihr Haus einmal selbst durch, dann haben Sie eine Zahl, die im Vorstand trägt.
Die Abgänge stehen fest. Die Größenordnung auch.
Regionalbanken müssen in den nächsten Jahren erhebliche altersbedingte Abgänge auffangen. Für die Sparkassen lässt sich die Größenordnung bereits beziffern.
48,0 Prozent aller Sparkassenbeschäftigten sind 50 Jahre oder älter. Gut 13 Prozent sind 60 oder älter, das sind rund 22.500 Menschen, die in den nächsten Jahren altersbedingt ausscheiden. Zum Vergleich: Im selben Jahr haben die Sparkassen rund 10.800 Menschen vom Arbeitsmarkt eingestellt und 3.400 aus der eigenen Ausbildung übernommen.
| Altersgruppe | Anteil der Sparkassen-Beschäftigten |
|---|---|
| unter 20 Jahre | 0,3 % |
| 20 bis unter 30 Jahre | 13,8 % |
| 30 bis unter 40 Jahre | 16,4 % |
| 40 bis unter 50 Jahre | 21,6 % |
| 50 bis unter 55 Jahre | 16,3 % |
| 55 bis unter 60 Jahre | 18,3 % |
| 60 Jahre und älter | 13,3 % |
Die Demografiequote der Gruppe liegt unverändert bei 0,44. Auf 100 Beschäftigte über 55 kommen 44 unter 30. Das Bild verschiebt sich weiter: Der Anteil der über 60-Jährigen ist im Berichtsjahr um 1,5 Prozentpunkte gewachsen, der Anteil der unter 30-Jährigen um 0,7 Prozentpunkte gestiegen. Die Nachwuchsarbeit wirkt. Sie wirkt nur langsamer als der Jahrgangseffekt.
Warum diese Zahl auch für Genossenschaftsbanken zählt
Für die Sparkassen liegt dazu eine jährlich veröffentlichte Altersstruktur vor. Der BVR weist für die Genossenschaftsbanken zwar Beschäftigtenzahlen und Ausbildungsquote aus, veröffentlicht aber keine vergleichbare Altersverteilung. Formal gilt die Zahl deshalb nur für einen Teil des Marktes. Sachlich stehen zwei Dinge dagegen, sie als Sparkassenthema abzulegen.
Die Jahrgänge sind dieselben. Der demografische Übergang ist bundesweit belegt: 2035 wird jede vierte Person in Deutschland 67 Jahre oder älter sein, 2024 war es jede fünfte. Der macht nicht an der Rechtsform halt.
Und beide rekrutieren aus demselben Arbeitsmarkt. Bankkaufleute sind ein Beruf der größeren Häuser: In Betrieben ab 250 Beschäftigten zählen sie zu den zehn stärksten Berufsgruppen. Sparkasse und Volksbank am selben Ort konkurrieren um dieselben Menschen, mit derselben Altersstruktur im Angebot.
Für Genossenschaftsbanken
Dass der BVR keine vergleichbare Auswertung veröffentlicht, macht die Lage nicht besser, sondern die eigene Liste wichtiger. Eine Sparkasse kann ihre Struktur gegen den Verbandsschnitt halten. Eine Volksbank kann das nicht. Was bleibt, ist der eigene Personalbestand, und der beantwortet die Frage ohnehin genauer als jeder Schnitt.
Nah an einzelnen Funktionen liegt die KOFA-Studie 2/2026 des IW Köln: Bei den Buchhaltungs-Spezialist:innen sind 33,4 Prozent der Beschäftigten 55 Jahre oder älter, und die rechnerische Fachkräftelücke in diesem Beruf ist seit 2019 in allen Größenklassen um mehr als 300 Prozent gewachsen. Bei Versicherungskaufleuten in größeren Häusern hat sich die Lücke im selben Zeitraum mehr als verfünffacht.
Ein Haus, das schon reagiert
Wie viel Vorlauf so ein Weg braucht, zeigt Bayern. Der Sparkassenverband meldete für 2024 ein Spitzenjahr bei der Qualifizierung von Quereinsteigern: 215 Teilnehmende im Lehrgang zum Sparkassenkaufmann, verteilt auf 15 Klassen, zehnmal so viele wie 2016. Der Lehrgang läuft zwölf Monate berufsbegleitend. Wer eine Stelle über diesen Weg besetzen will, entscheidet das ein Jahr vorher, nicht am Tag der Vakanz.
Die 24-Monats-Vorschau in vier Schritten
Vier Schritte. Der ganze Vorgang kostet Sie einen Vormittag im Jahr, kein Projekt.
1Liste ziehen
Alle Mitarbeitenden, die in den nächsten 24 Monaten die Regelaltersgrenze erreichen oder eine vereinbarte Altersteilzeit beenden. Aus dem Personalsystem, nicht aus dem Gedächtnis der Bereichsleitungen. Wenn die Liste sich nicht in wenigen Minuten ziehen lässt, ist das schon das erste Ergebnis.
2Kritikalität markieren
Nicht jede Stelle wiegt gleich. Drei Fragen je Position:
Gibt es im Haus eine zweite Person, die das kann? Wie lange dauert es, bis jemand Neues eigenständig arbeitet? Was passiert im Vertrieb oder in der Aufsicht, wenn die Stelle sechs Monate offen ist?
Was bei allen drei Fragen unangenehm wird, ist kritisch. Erfahrungsgemäß sind das deutlich weniger Stellen, als die Liste zunächst vermuten lässt, und genau deswegen ist die Vorschau überhaupt zu bewältigen.
3Jeder kritischen Stelle eine verantwortliche Person zuordnen
Keine Abteilung. Diese Person verantwortet, dass Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil aktuell sind, bevor die Stelle frei wird. Fehlt beides, haben Sie den zweiten Befund gefunden.
Der Unterschied ist nicht kosmetisch. „Das macht die Personalabteilung“ ist keine Verantwortung, sondern ihre Abwesenheit.
4Einen festen Termin setzen
Einmal im Jahr, vor der Personalplanung. Ergebnis ist eine Seite für den Vorstand: kritische Stellen, Zeitpunkt, Vorlauf, offene Entscheidungen. Damit wird aus einer Liste im Personalcontrolling eine Entscheidungsvorlage.
Die Liste ist nicht das Ergebnis. Das Ergebnis sind die Fälle, bei denen heute eine Entscheidung fällt: intern entwickeln, Wissen übertragen, Stelle verändern oder externe Suche vorbereiten.
Das ist bewusst schmal gehalten. Eine Vorschau, die niemand pflegen kann, ist nach zwei Quartalen tot.
„Wir können doch nicht zwei Jahre vorher ausschreiben“
Klar, können Sie nicht. Das ist auch nicht gemeint.
Vorbereiten ist etwas anderes als ausschreiben. Zwei Jahre vorher gehören Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil auf den Tisch, nicht die Ausschreibung in den Kanal. Zwölf Monate vorher fällt die Entscheidung, ob intern entwickelt oder extern gesucht wird. Wer intern entwickelt, braucht diesen Vorlauf ohnehin, sonst wird aus der Entwicklungsperspektive eine Notlösung im Frühjahr.
Mitbestimmung
Bei öffentlich-rechtlichen Sparkassen läuft die Beteiligung über den Personalrat nach dem Personalvertretungsgesetz des jeweiligen Landes. Genossenschaftsbanken, Privatbanken und die wenigen Sparkassen in privatrechtlicher Form fallen unter das Betriebsverfassungsgesetz mit dem Betriebsrat. Welche Norm im Einzelfall greift, hängt von Rechtsform und Sitzland ab. Für die Vorschau ist nur eines wichtig: Ein Vorlauf, der die Beteiligung als festen Punkt einplant, verliert später keine Wochen. Keine Rechtsberatung.
Wo das im Prozess sitzt
Die Vorschau gehört an den Anfang des Prozesses: zur Bedarfs- und Vakanzentscheidung. Viele Probleme, die später wie Recruiting-Probleme aussehen, sind dort längst entstanden: zu spät angefangen, Profil nie aktualisiert, keine Entscheidung über intern oder extern. Die Diagnose setzt deshalb an dieser Stelle an, bevor jemand über Kanäle oder Tools spricht.
Wenn Sie die Vorschau dieses Jahr noch aufsetzen wollen, müssen Sie sie nicht selbst bauen. Die Vorlage am Ende dieses Artikels enthält beide Tabellen und die Struktur der Vorstandsseite. Was Sie dazu brauchen, ist ein Vormittag und die Liste aus Ihrem Personalsystem.
Häufige Fragen
Wie früh sollte ein Haus Renteneintritte einplanen?
24 Monate vor dem Austritt für kritische Stellen. Das ist kein Ausschreibungshorizont, sondern ein Vorbereitungshorizont: Zwei Jahre vorher werden Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil geprüft, zwölf Monate vorher fällt die Entscheidung über intern oder extern. Bei Stellen ohne zweite Person im Haus darf der Vorlauf länger sein.
Was kostet eine unbesetzte Schlüsselstelle?
Das lässt sich nur je Haus rechnen, weil die Kosten sich aus entgangenem Geschäft, Mehrbelastung der verbliebenen Kolleg:innen und Interimslösungen zusammensetzen. Belegt ist, dass die wenigsten Häuser die Zahl kennen: 9 Prozent der Befragten der Recruiting-Benchmark-Studie 2025 erheben Cost-of-Vacancy, 53 Prozent würden sie gern kennen. Für die eigene Zahl gibt es den Vakanzkosten-Kalkulator.
Was gehört in eine Nachfolge-Vorschau?
Vier Angaben je kritischer Stelle: Zeitpunkt des Austritts, Kritikalität, verantwortliche Person und der Stand von Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil. Mehr braucht die erste Fassung nicht. Eine Vorschau, die eine eigene Datenpflege verlangt, wird nicht gepflegt.
Muss der Personalrat oder der Betriebsrat beteiligt werden?
Das hängt von Rechtsform und Sitzland ab. Bei öffentlich-rechtlichen Sparkassen gilt das Personalvertretungsrecht des Landes mit dem Personalrat, bei privatrechtlich organisierten Häusern das Betriebsverfassungsgesetz mit dem Betriebsrat. Die Vorschau selbst ist eine interne Planungsübersicht; beteiligungsrelevant werden die Schritte, die daraus folgen. Das gehört einmal je Haus geklärt, nicht je Stelle neu.
Gibt es Zahlen zur Altersstruktur in Regionalbanken?
Für die Sparkassen ja. Der Finanzbericht 2025 der Sparkassen-Finanzgruppe weist die vollständige Altersstruktur aus, Stand 31. Dezember 2025: 48,0 Prozent der Beschäftigten sind 50 Jahre oder älter, 13,3 Prozent sind 60 oder älter, die Demografiequote liegt bei 0,44. Für den genossenschaftlichen Sektor veröffentlicht der BVR keine vergleichbare Auswertung. Da beide Gruppen dieselben Jahrgänge und denselben Arbeitsmarkt haben, ist die Sparkassenzahl der beste verfügbare Marktkontext. Die Zahl für Ihr Haus steht in Ihrem Personalsystem, unabhängig von der Rechtsform.
Ist das nicht einfach Nachfolgeplanung?
Klassische Nachfolgeplanung schaut auf Schlüsselpositionen und Potenzialträger, meist auf Führungsebenen. Die 24-Monats-Vorschau schaut auf einen konkreten Auslöser, den planbaren Austritt, und übersetzt ihn in eine Entscheidung mit Termin. Sie ersetzt keine Nachfolgeplanung. Sie sorgt dafür, dass die Fälle, die feststehen, nicht durchrutschen.
Die 24-Monats-Vorschau als Vorlage
Sechs Seiten zum Ausfüllen: die beiden Tabellen für Liste und Kritikalität, die Fragen je Position und die Struktur der einen Seite für den Vorstand. Kostenfrei, ohne Anmeldung.
Für Block 4 der Vorstandsseite brauchen Sie eine Zahl: Der Vakanzkosten-Kalkulator rechnet aus, was eine unbesetzte Stelle Ihr Haus im Monat kostet.
Quellen
DSGV, Finanzbericht 2025 der Sparkassen-Finanzgruppe, S. 66 und 67 (Personal, Altersstruktur) · Destatis, 16. koordinierte Bevölkerungsvorausberechnung, Pressemitteilung Nr. 446 vom 11.12.2025 · KOFA-Studie 2/2026, IW Köln, Stand Januar 2026, S. 28 · IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026, Besetzungsdauer · Recruiting-Benchmark-Studie 2025, Wollmilchsau, DGFP und HTWK Leipzig, S. 6 und S. 33 · Sparkassenverband Bayern, Pressemitteilung „Mehr Personalnachwuchs für die bayerischen Sparkassen" vom 09.10.2024, Bezugsjahr 2024 · § 130 BetrVG
Herzliche Grüße aus Frankfurt
Audina
