Was muss HR dokumentieren, wenn KI Bewerbungen vorsortiert?

Laufzeit 7:03 Minuten · Veröffentlicht am 11. August 2026 · Rechtsstand 11. August 2026 · Das vollständige Transkript steht unter dem Artikel.

Die kurze Antwort: Wenn KI Bewerbungen vorsortiert, sollte HR vier Nachweisbereiche organisieren: den Einsatzzweck und die Risikoeinstufung des Systems, die verfügbaren System-Logs, die menschliche Aufsicht und den Entscheidungsweg sowie die Information und Beteiligung der Betroffenen. Welche Pflichten konkret gelten, hängt von der Funktion des Systems ab. Die DSGVO gilt bereits heute, je nach Organisation und System auch Beteiligungsrechte der betrieblichen Interessenvertretung. Die Betreiberpflichten des EU AI Acts für entsprechende Hochrisiko-Systeme greifen ab dem 2. Dezember 2027.

Die vier Nachweisbereiche der Nachweiskette: Zweck und Einstufung, System-Logs, menschliche Aufsicht sowie Information und Beteiligung
Die Nachweiskette: vier Bereiche, ein System. Eine Prozessarchitektur von HiringLab, keine gesetzliche Checkliste.

Die sechs Kernaussagen

1. Nicht jede Recruiting-KI ist Hochrisiko. Entscheidend ist, was das System tut: Scoring, Ranking und Aussortieren sind regelmäßig Hochrisiko, reine Datenübertragung kann ausgenommen sein. Betreibt ein Anhang-III-System Profiling im Sinne der DSGVO, greift die Ausnahme nicht.
2. Die Nachweiskette hat vier Bereiche. Einsatzzweck und Einstufung, System-Logs, menschliche Aufsicht, Information und Beteiligung. Das ist die HiringLab-Prozessarchitektur, keine Gesetzesliste.
3. Logs sind kein Entscheidungsgrund. Automatische Protokolle zeigen, was das System tat. Sie erklären nicht, warum abgesagt wurde. Beides gehört in die Nachweiskette.
4. Aufsicht heißt: prüfen, übersteuern, stoppen. Wer 200 Bewerbungen in einer Stunde prüft, prüft nicht. Eine formale menschliche Bestätigung kann rechtlich trotzdem als ausschließlich automatisierte Entscheidung einzuordnen sein.
5. Interessenvertretung vor der Toolauswahl einbinden. Betriebsrat oder, bei öffentlich-rechtlichen Sparkassen, Personalrat. Fehlende Beteiligung kann rechtliche Konflikte auslösen und Projekte erheblich verzögern.
6. Die Nachweiskette wird nicht erst 2027 relevant. DSGVO, AGG-Beweislastregel und Beteiligungsrechte gelten unabhängig vom AI Act schon heute.

Die Zeitachse: Was wann gilt

Seit / AbWas giltFundstelle
2. Feb 2025Verbotene KI-Praktiken, u. a. Emotionserkennung am Arbeitsplatz; KI-Kompetenzpflicht für PersonalAI Act Art. 5, Art. 4
dauerhaftGrundsätzliches Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit erheblicher Wirkung unterworfen zu werden (Ausnahmen und Schutzmaßnahmen nach Abs. 2 bis 4)Art. 22 DSGVO
dauerhaftBeteiligungs- und Unterrichtungsrechte der Interessenvertretung beim KI-EinsatzBetrVG bzw. Landespersonalvertretungsrecht
dauerhaftBeweislastumkehr bei Diskriminierungsindizien§ 22 AGG
29. Jul 2026Deutsches Durchführungsgesetz KI-MIG in KraftBGBl. 2026 I Nr. 223
2. Aug 2026Transparenzpflichten, Recht auf ErläuterungAI Act Art. 50, Art. 86
2. Dez 2027Betreiberpflichten für entsprechende Hochrisiko-Systeme nach Anhang III (Verschiebung durch VO (EU) 2026/1744; Art. 49 Registrierung und Art. 6 Abs. 5 sind nicht erfasst)AI Act Art. 26; VO (EU) 2026/1744

Die Vorfrage: Ist das Tool überhaupt Hochrisiko?

„Recruiting ist Hochrisiko" stimmt so nicht. Anhang III Nr. 4 Buchst. a erfasst KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten.

Art. 6 Abs. 3 nimmt Systeme aus, die das Ergebnis der Entscheidungsfindung nicht wesentlich beeinflussen: eng gefasste Verfahrensaufgaben, Verbesserung einer bereits abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit, Erkennung von Entscheidungsmustern ohne Ersatz der menschlichen Bewertung, vorbereitende Aufgaben. Die Rückausnahme: Betreibt ein System ein Profiling natürlicher Personen im Sinne der DSGVO, greift die Ausnahme nicht — es gilt dann stets als hochriskant (Art. 6 Abs. 3 Unterabs. 3).

Praktisch heißt das: Ein Tool, das Lebensläufe in strukturierte Daten umwandelt, Dubletten erkennt oder Dokumente klassifiziert, kann ausgenommen sein. Ein Tool, das Kandidat:innen bewertet, scort, filtert oder rankt, ist es regelmäßig nicht. Die Kommission hat am 19. Mai 2026 einen Entwurf ihrer Einstufungsleitlinien vorgelegt; final ist er nicht.

Wichtig für den Einkauf: Stuft der Anbieter ein Anhang-III-System als nicht hochriskant ein, muss er diese Bewertung dokumentieren und das System registrieren (Art. 6 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2). Für HR heißt das: die Einstufung im Einkauf schriftlich belegen lassen. Die Ausnahme ist kein Etikett, sondern ein Nachweis.

Anbieter und Betreiber: eine Übergabe, keine Schuldfrage

Der Anbieter liefert nach Art. 13 die Grundlagen: Betriebsanleitung, Zweckbestimmung, Genauigkeits- und Robustheitsniveau, bekannte Risiken, Spezifikation der Eingabedaten, Maßnahmen zur menschlichen Aufsicht und die Mechanismen zur Erfassung der Protokolle. Das Unternehmen setzt nach Art. 26 ein: nach Betriebsanleitung verwenden, geeignete Personen mit der Aufsicht betrauen, Eingabedaten kontrollieren, Betrieb überwachen, Logs aufbewahren, Betroffene informieren.

Der Praxispunkt: Art. 13 Abs. 3 ist die Einkaufscheckliste. Wer diese Informationen heute nicht vom Anbieter bekommt, kann Art. 26 später kaum erfüllen. Das ist zugleich eine Beschaffungs-, Vertrags- und Compliance-Frage.

Die vier Nachweisbereiche im Detail

Bereich 1: Einsatzzweck und Einstufung

Ab Dez 2027 Verwendung gemäß Betriebsanleitung (Art. 26 Abs. 1). Heute Das Tool gehört in die datenschutzrechtliche Prüfung und regelmäßig ins Verarbeitungsverzeichnis. Ob zusätzlich eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, hängt von Art, Umfang und Risiko der Verarbeitung ab; bei umfassender Bewertung oder Profiling im Recruiting ist sie häufig erforderlich, aber nicht pauschal immer. HiringLab-Empfehlung Eine Systemkarte je Tool: Was tut es, an welcher Stelle im Prozess, mit welchen Eingabedaten, wer ist fachlich verantwortlich, welche Nutzung ist ausdrücklich nicht erlaubt. Eine Seite, kein Konzept.

Bereich 2: System-Logs

Ab Dez 2027 Aufzubewahren sind die vom System automatisch erzeugten Protokolle, soweit sie der Kontrolle des Betreibers unterliegen, mindestens sechs Monate (Art. 26 Abs. 6). Zwei Einschränkungen: „Automatisch erzeugt" heißt, was das System selbst schreibt, kein handgeführtes Entscheidungsbuch. Und bei einem Cloud-ATS liegen die Logs oft beim Anbieter; ohne vertraglich geklärten Zugriff fehlt später möglicherweise ein wichtiger Teil der Nachweiskette. Für Finanzinstitute sieht Art. 26 Abs. 6 ausdrücklich vor, dass die Protokolle Teil der ohnehin nach Finanzdienstleistungsrecht geführten Dokumentation sind. HiringLab-Empfehlung Zusätzlich ein kurzer, standardisierter Entscheidungsgrund, wenn eine KI-Vorauswahl die Entscheidung maßgeblich beeinflusst hat. Keine AI-Act-Pflicht, aber einer der stärksten Nachweise; daneben tragen dokumentierte Auswahlkriterien, Scorecards, Prozessregeln und Korrespondenz.

Bereich 3: Menschliche Aufsicht und Entscheidungsweg

Ab Dez 2027 Die Aufsicht wird natürlichen Personen mit der erforderlichen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis übertragen (Art. 26 Abs. 2). Der AI Act verlangt Aufsicht, nicht pauschal für jede Nutzung eine menschliche Letztentscheidung. Heute Art. 22 Abs. 1 DSGVO: Betroffene haben grundsätzlich das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung unterworfen zu werden (Ausnahmen nach Abs. 2 bis 4).

Der Satz, der das Kapitel trägt: Wenn ein Matching-Score die Auswahl faktisch vorentscheidet und die prüfende Person ihm regelmäßig ungeprüft folgt, kann auch eine formal menschlich bestätigte Entscheidung als ausschließlich automatisierte Entscheidung einzuordnen sein. Dafür liefert das SCHUFA-Urteil eine wichtige Orientierung (EuGH, C-634/21, 7.12.2023): Ein automatisiert erstellter Wahrscheinlichkeitswert kann selbst schon die Entscheidung sein, wenn von ihm maßgeblich abhängt, ob ein Vertragsverhältnis zustande kommt. Entschieden wurde dort aber kein Recruitingfall. Ergänzend verlangt EuGH C-203/22 (Dun & Bradstreet, 27.2.2025), dass die Auskunft über die Logik einer automatisierten Entscheidung Verfahren und Grundsätze verständlich erklärt; eine komplexe Formel genügt nicht. HiringLab-Empfehlung Die prüfende Person braucht drei Befugnisse, sonst ist die Aufsicht Kulisse: verwerfen, übersteuern, anhalten. Und sie braucht Zeit dafür im Prozess.

Praxisbeispiel: Weniger Berufsjahre, stärkere Passung

In einem IT-Auswahlprozess bewerteten wir ein Profil zunächst schwächer, weil es weniger Berufserfahrung erkennen ließ. Eine anonymisierte KI-Prüfung anhand der vorher festgelegten Must-haves und Nice-to-haves stellte dieses Profil dagegen auf Platz eins. Die erneute menschliche Prüfung zeigte: Die Erfahrung war kürzer, aber für die konkrete Stelle relevanter. Die KI traf nicht die Entscheidung, sie löste eine erneute, kriterienbasierte Prüfung aus.

Bereich 4: Information und Beteiligung

Bewerber:innen. Schon heute gelten die Informationspflichten der Art. 13 und 14 DSGVO. Findet eine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 statt, kommen aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik, ihre Tragweite und die angestrebten Auswirkungen hinzu (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO). Seit dem 2. August 2026 gilt zudem das Recht auf Erläuterung der Einzelfallentscheidung nach Art. 86 AI Act; seine Reichweite bis Dezember 2027 ist umstritten, weil die Norm ein eingestuftes Hochrisiko-System voraussetzt. Ab Dezember 2027 kommt die Information über den Einsatz eines Hochrisiko-Systems hinzu (Art. 26 Abs. 11).

Beschäftigte und Interessenvertretung. Ab Dezember 2027 verlangt Art. 26 Abs. 7 die Information vor Inbetriebnahme am Arbeitsplatz. Heute gilt in Betrieben mit Betriebsrat deutlich mehr, in dieser Rangfolge:

Wichtig für Sparkassen
§ 130 BetrVG schließt Anstalten des öffentlichen Rechts ausdrücklich aus. Bei öffentlich-rechtlichen Sparkassen gilt daher nicht das Betriebsverfassungsgesetz, sondern das jeweilige Landespersonalvertretungsrecht mit dem Personalrat als Interessenvertretung. Die folgende Rangfolge gilt für privatrechtlich organisierte Häuser (Banken, Finanzdienstleister, freie Sparkassen); die Grundlogik „früh einbinden, Kriterien gemeinsam klären" gilt überall.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt erzwingbare Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Bewerber:innen sind keine Arbeitnehmer:innen nach § 5 BetrVG, die Bewerberbewertung allein löst die Norm also nicht aus. Sie kann aber regelmäßig relevant werden, wenn das ATS personenbezogene Nutzungs- oder Leistungsdaten der Recruiter:innen erfasst, etwa Bearbeitungszeiten, Statuswechsel und Nutzerprotokolle. Nach der BAG-Rechtsprechung genügt die objektive Eignung zur Überwachung, eine Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich (BAG 25.9.2012, 1 ABR 45/11; BAG 16.7.2024, 1 ABR 16/23 — beide zu anderen Systemen, die Übertragung auf KI-Recruiting ist höchstrichterlich nicht entschieden). Fehlende Beteiligung kann rechtliche Konflikte auslösen und das Projekt erheblich verzögern.

§ 94 BetrVG wird systematisch übersehen: Personalfragebogen bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats (Abs. 1), Gleiches gilt für allgemeine Beurteilungsgrundsätze (Abs. 2). Ein strukturiertes Bewerbungsformular mit Pflichtfeldern und Knock-out-Fragen kann als Personalfragebogen einzuordnen sein. Ein KI-gestütztes Bewertungsraster mit Kriterien, Skalen und Gewichtungen kann allgemeine Beurteilungsgrundsätze darstellen (vgl. BAG 17.3.2015, 1 ABR 48/13). § 94 kann damit unmittelbar auf Fragebögen und Beurteilungsgrundsätze zugreifen; daneben kann § 95 relevant sein. Ob Abs. 2 auch für externe Bewerber:innen gilt, ist streitig; sobald intern ausgeschrieben wird, ist die Norm unstreitig eröffnet.

§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG bestimmt den Zeitpunkt: Unterrichtung und Beratung über die Planung des KI-Einsatzes, rechtzeitig und mit Unterlagen — also vor der Toolauswahl, nicht nach der Vertragsunterschrift. § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG: Muss der Betriebsrat KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen gesetzlich als erforderlich; über Person, Umfang und Kosten braucht es dennoch eine Vereinbarung. § 95 BetrVG wird dagegen oft überschätzt: Abs. 2a ist nach Wortlaut und Gesetzesbegründung deklaratorisch, erfasst nur den KI-Einsatz bei der Aufstellung einer Auswahlrichtlinie, und unterhalb von 500 Arbeitnehmer:innen hat der Betriebsrat kein Initiativrecht. Belastbar bleibt: Die Konfiguration von Muss-Kriterien, Knock-out-Fragen oder Score-Schwellen kann als Aufstellung einer Auswahlrichtlinie einzuordnen sein.

HiringLab-Empfehlung Eine KI-Rahmenvereinbarung mit schlanken systembezogenen Anlagen kann wiederkehrende Einzelverhandlungen reduzieren. Und die Interessenvertretung vor der Toolauswahl einbinden. Das ist kein Nettigkeitsargument, das ist Projektsicherheit.

Was das für Banken und Sparkassen heißt

Finanzinstitute können Überwachung und Protokollaufbewahrung in bestehende Governance- und Dokumentationsstrukturen integrieren; Art. 26 Abs. 5 und Abs. 6 sehen das ausdrücklich vor. Diese Strukturen müssen dafür gegebenenfalls erweitert werden, etwa um zusätzliche Felder, Zugriffsrechte oder Prozessschritte. Was oft fehlt, ist die Zuordnung im Haus: Wer ist verantwortlich für KI im Recruiting, wenn die Compliance auf Finanzdienstleistungen schaut und HR auf Prozesse? Wenn niemand die Frage beantworten kann, ist das der eigentliche Befund.

Menschliche Aufsicht heißt: nicht automatisch widersprechen und nicht automatisch zustimmen, sondern anhand vorher festgelegter Kriterien erneut prüfen.

Transkript

Kapitelzeiten entsprechen dem Video. Rechtsstand 11. August 2026. Keine Rechtsberatung: Zur betriebsverfassungsrechtlichen Behandlung KI-gestützter Recruiting-Systeme liegt bislang keine höchstrichterliche Entscheidung vor. Die Beteiligungsrechte und die DSGVO gelten; ungeklärt ist ihre Anwendung auf einzelne Funktionen solcher Systeme.

00:00Welche Nachweise HR bei KI-Vorauswahl braucht

KI sortiert Bewerbungen vor. Was muss HR dokumentieren? Die kurze Antwort vorweg: Organisiert vier Nachweisbereiche. Erstens den Einsatzzweck und die Risikoeinstufung des Systems. Zweitens die System-Logs. Drittens die menschliche Aufsicht und den Entscheidungsweg. Und viertens die Information und Beteiligung der Betroffenen.

Welche Pflichten konkret gelten, hängt davon ab, was das System tatsächlich tut. Die DSGVO gilt schon heute. Je nach Organisation und System greifen auch schon heute Beteiligungsrechte eurer betrieblichen Interessenvertretung. Die Betreiberpflichten des AI Acts für entsprechende Recruiting-Hochrisiko-Systeme greifen ab dem 2. Dezember 2027. Die Nachweiskette braucht ihr also nicht erst 2027, ihr braucht sie jetzt.

01:03Ist jede KI im Recruiting Hochrisiko?

Vorweg die Frage, die fast immer falsch beantwortet wird: Ist jede KI im Recruiting automatisch Hochrisiko? Nein, der AI Act stuft Systeme als hochriskant ein, die Bewerbungen sichten, filtern oder Bewerbende bewerten. Ein Tool, das nur Lebensläufe in Datenfelder überträgt oder Dubletten erkennt, kann ausgenommen sein. Ein Tool, das scort, rankt oder aussortiert, ist es regelmäßig nicht. Und wenn das System Profiling im Sinne der DSGVO betreibt, greift diese Ausnahme nicht.

Stuft der Anbieter ein solches System trotzdem als nicht hochriskant ein, muss er diese Bewertung dokumentieren. Für euch heißt das: Lasst euch die Einstufung im Einkauf schriftlich belegen. Die Ausnahme ist kein Etikett, sondern ein Nachweis.

01:55Die vier Bereiche der Nachweiskette

Damit ihr den Überblick behaltet, haben wir bei HiringLab die Nachweiskette in vier Bereiche gegliedert. Das steht so nicht als Liste im Gesetz. Es ist unsere Prozessarchitektur, damit aus vielen Einzelpflichten ein System wird.

02:11Einsatzzweck und Einstufung dokumentieren

Bereich eins: Einsatzzweck und Einstufung. Was tut das Tool? An welcher Stelle, mit welchen Daten und wer ist verantwortlich? Unsere Empfehlung: Systemkarte pro Tool, also wirklich eine Seite und kein Konzept. Bereich zwei, die System-Logs. Bereich drei, die menschliche Aufsicht. Bereich vier, Information und Beteiligung.

Finanzinstitute können die Nachweise in ihre bestehende Governance und Dokumentation integrieren. Ein separates Parallelarchiv ist deshalb in der Regel nicht nötig. Die vorhandenen Strukturen müssen dafür aber möglicherweise erweitert werden.

02:49System-Logs und Entscheidungswege sichern

Bereich zwei hat eine Falle. Ab Dezember 2027 müsst ihr die automatisch erzeugten Protokolle aufbewahren, soweit sie eurer Kontrolle unterliegen. Mindestens sechs Monate. Automatisch heißt, was die Maschine selbst schreibt. Das ist nicht dasselbe wie ein dokumentierter Entscheidungsgrund. Die Logs zeigen, was das System getan hat. Sie erklären nicht, warum ihr jemanden absagt.

Unsere Empfehlung deshalb: ein kurzer, standardisierter Entscheidungsgrund, wenn eine KI-Vorauswahl die Entscheidung maßgeblich beeinflusst hat. Das ist keine Pflicht aus dem AI Act, aber es stärkt die Nachvollziehbarkeit. Und klärt im ATS-Vertrag, welche Logs ihr einsehen und exportieren könnt, sonst fehlt euch später möglicherweise ein wichtiger Teil in der Nachweiskette.

03:39Menschliche Aufsicht nachweisen

Bereich drei ist der, an dem es in der Praxis am ehesten kippt. Menschliche Aufsicht heißt nicht, dass irgendwo ein Mensch klickt. Die prüfende Person braucht drei Befugnisse. Sie muss eine Empfehlung verwerfen können, übersteuern können und den Prozess anhalten können. Und sie braucht die Zeit dafür. Wer 200 Bewerbungen in einer Stunde prüft, der prüft nicht.

Der Hintergrund: Wenn ein Score die Auswahl faktisch vorentscheidet und die prüfende Person ihm regelmäßig ungeprüft folgt, kann das rechtlich als ausschließlich automatisierte Entscheidung gelten. Auch dann, wenn formal ein Mensch bestätigt hat.

04:21Praxisbeispiel: Weniger Berufsjahre, stärkere Passung

Ein Beispiel aus meiner eigenen Praxis. Bei einer IT-Stelle hatten wir drei Bewerbungen in der engeren Auswahl. Die Must-haves und die Nice-to-haves, die haben wir vorher festgelegt. Ein Profil hielten wir für am schwächsten, weil es am wenigsten Berufserfahrung aufwies. Dann habe ich die Bewerbung anonymisiert und von einer KI anhand dieser Kriterien vergleichen lassen. Die KI hat genau dieses Profil auf Platz eins gerankt.

Das haben wir nicht sofort übernommen. Wir haben das noch mal überprüft und dabei zeigte sich, die Berufserfahrungen, die waren kürzer, aber dafür viel relevanter für unsere Stelle. Die KI hat nicht entschieden, aber sie hat uns gezwungen, unsere Abkürzung im Kopf zu überdenken. Und genau das ist menschliche Aufsicht. Es geht nicht darum, sofort zu widersprechen oder allem zuzustimmen, sondern anhand von Kriterien zu prüfen.

Für eine belastbare Nachweiskette würde ich heute Folgendes ergänzen: Die Must-haves sind erfüllt und die relevanten Berufserfahrungen wurden höher gewichtet als die reine Anzahl der Berufsjahre.

05:35Information und Beteiligung

Bereich vier hat mehrere Adressaten. Bewerbende müsst ihr schon heute transparent darüber informieren, wie ihr ihre Daten verarbeitet. Findet eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit erheblicher Wirkung statt, kommen aussagekräftige Informationen über die zugrunde liegende Logik und die möglichen Folgen hinzu.

Und der Rat, der euch am meisten Zeit spart: Bindet eure betriebliche Interessenvertretung vor der Toolauswahl ein, also den Betriebsrat oder bei öffentlich-rechtlichen Sparkassen den Personalrat. Welche Beteiligungsrechte konkret gelten, hängt von eurer Rechtsform und dem jeweiligen Personalvertretungsrecht ab. Fehlende Beteiligung kann rechtliche Konflikte auslösen und das Projekt erheblich verzögern. Eine KI-Rahmenvereinbarung mit schlanken Anlagen für die einzelnen Systeme kann dabei allen Beteiligten Arbeit sparen.

06:30Die Nachweiskette jetzt aufbauen

Zum Schluss die ehrliche Einordnung. Das hier ist keine Rechtsberatung. Viele Fragen zur konkreten Anwendung auf KI-gestützte Recruiting-Systeme sind noch nicht höchstrichterlich geklärt. Die vier Nachweisbereiche und alle Fundstellen findet ihr im verlinkten Artikel.

Was ihr unabhängig davon braucht, ist eine Nachweiskette, die auch dann trägt, wenn drei Monate später jemand fragt, wie eine Absage zustande kam. Die baut ihr idealerweise jetzt und nicht erst im November 2027.

Häufige Fragen

Ist jede KI im Recruiting ein Hochrisiko-System?

Nein. Hochrisiko sind nach Anhang III Nr. 4 Systeme, die Bewerbungen sichten, filtern oder Bewerber bewerten. Reine Hilfsfunktionen wie Datenübertragung oder Dublettenerkennung können nach Art. 6 Abs. 3 ausgenommen sein. Betreibt ein solches System jedoch Profiling im Sinne der DSGVO, greift die Ausnahme nicht.

Ab wann gelten die Betreiberpflichten des AI Acts?

Die Betreiberpflichten aus Art. 26 gelten ab dem 2. Dezember 2027 (verschoben durch Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026). Nicht verschoben sind die Registrierungspflicht nach Art. 49 und Art. 6 Abs. 5. DSGVO, AGG und Beteiligungsrechte gelten unabhängig davon schon heute.

Was muss HR heute schon dokumentieren?

Das KI-Tool gehört in die datenschutzrechtliche Prüfung und regelmäßig ins Verarbeitungsverzeichnis; je nach Risiko der Verarbeitung kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung hinzu. Dazu kommen die Informationspflichten gegenüber Bewerbenden und die Beteiligung der Interessenvertretung. § 22 AGG ist keine Dokumentationspflicht, aber eine Beweislastregel: Wer Auswahlkriterien und Entscheidungswege belegen kann, steht im Streitfall deutlich besser da.

Braucht jede Absage einen manuellen Vermerk?

Nein, das wäre unnötige Bürokratie. Empfehlenswert ist ein kurzer, standardisierter Entscheidungsgrund, wenn eine KI-Vorauswahl die Entscheidung maßgeblich beeinflusst hat — gut umsetzbar über Auswahlfelder oder Scorecards statt Freitext.

Gilt das Betriebsverfassungsgesetz auch für Sparkassen?

Für öffentlich-rechtliche Sparkassen nicht: § 130 BetrVG schließt Anstalten des öffentlichen Rechts aus, dort gilt das jeweilige Landespersonalvertretungsrecht mit dem Personalrat. Privatrechtlich organisierte Banken und Finanzdienstleister fallen unter das BetrVG.

Muss immer ein Mensch die letzte Entscheidung treffen?

Der AI Act verlangt wirksame menschliche Aufsicht, nicht für jede Nutzung eine Letztentscheidung. Aus Art. 22 DSGVO folgt aber: Bei ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit erheblicher Wirkung haben Betroffene grundsätzlich das Recht auf menschliche Beteiligung. Folgt die prüfende Person einem Score regelmäßig ungeprüft, kann die Entscheidung trotz formaler Bestätigung als ausschließlich automatisiert einzuordnen sein.

Über die Autorin
Audina Kamboua ist Recruiting-Architektin und Gründerin von HiringLab. Über 15 Jahre HR-Erfahrung, davon mehr als sieben Jahre in der Sparkassen-Finanzgruppe. Heute begleitet sie HR-Teams in Sparkassen, Regionalbanken und mittelständischen Finanzdienstleistern dabei, Recruiting-Prozesse als System aufzubauen — inklusive KI-Einsatz mit belastbarer Nachweiskette. Mehr über Audina Kamboua

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Quellen

Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) · Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI) · AI Act Art. 6 · Art. 13 · Art. 26 · Art. 49 · Entwurf der Einstufungsleitlinien (19.5.2026) · EuGH C-634/21 (SCHUFA) · EuGH C-203/22 (Dun & Bradstreet) · Art. 22 DSGVO · BAG 1 ABR 45/11 · BAG 1 ABR 16/23 · BAG 1 ABR 48/13 · § 87 BetrVG · § 94 BetrVG · § 95 BetrVG · § 130 BetrVG · BT-Drs. 19/28899 · § 22 AGG · KI-MIG

Audina Kamboua

Audina Kamboua ist Gründerin von HiringLab und Recruiting-Architektin.

Sie arbeitet mit Sparkassen, Regionalbanken und mittelständischen Finanzdienstleistern an der Architektur ihres Recruitings: wie Prozesse, Rollen, Entscheidungen, Daten und Technologie zusammenspielen. Zuvor war sie sieben Jahre lang im HR der Sparkassen-Finanzgruppe tätig.

https://hiringlab.eu
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