System statt Zufall

Recruiting-Architektur für den Mittelstand

50 - 70% weniger Aufwand durch End-to-End Prozessdesign

Recruiting-Checkup vereinbaren

Die systematischen Herausforderungen im Recruiting

Vier Systeme, drei Medienbrüche und ein genervtes HR-Team.

Bunte Holzklötze, einige lose, andere zu einer rechteckigen Struktur arrangiert, auf einem hellblauen Hintergrund.

Recruiting besteht heute oft aus vielen Einzelteilen: Tools, Maßnahmen, Kanäle. Was fehlt, ist die Systematik, die daraus ein funktionierendes Ganzes macht.

  • Recruiting läuft über viele Tools parallel, ohne durchgängige Systematik.

    Beispiel: ATS, Excel, E-Mail, OneNote.
    Jeder Medienwechsel bedeutet manuelle Arbeit und Fehlerquellen.

    Das Problem: Vorhandene Systeme werden nicht genutzt, weil Prozesse nie sauber aufgesetzt wurden.

  • Stellenanforderungen und Freigaben erfolgen informell und ohne revisionssichere Dokumentation.

    Die Folge sind Unstimmigkeiten zwischen Geschäftsführung, Hiring Managern und HR sowie rechtliche Risiken.

  • Prozesse bestehen aus vielen unverknüpften Einzelschritten.

    Beispiel: 33 Schritte im Onboarding, die nicht miteinander verbunden sind.

    Das kostet Zeit, schafft Medienbrüche und bindet Kapazitäten.

  • Bestehende Abläufe werden digitalisiert, aber nicht hinterfragt.

    Das Ergebnis: Ineffiziente Prozesse werden nur schneller, aber nicht besser.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Zum passenden Einstieg

So bauen Sie Ihr Recruiting-System auf:

Diagnose → Design → Transformation

  • Status-Quo & Roadmap | Wo stehen Sie wirklich?

    Ihr Benefit:

    Identifizieren Sie Quick Wins, die sofort entlasten

    Stoppen Sie Budget-Verschwendung durch unkoordinierte Tools

    Erhalten Sie eine klare Roadmap für Ihre nächsten Schritte

    Das Ergebnis:

    Reifegradanalyse + Gap-Analyse + priorisierte Handlungsempfehlungen

    Quick-Fact: Dauer ca.  4–6 Wochen

    Klarheit gewinnen

  • Prozess-Architektur | Das System neu denken.

    Ihr Benefit:

    Reduktion von 33 auf 15 Prozessschritte (echtes Beispiel!)

    30–50% weniger Aufwand in der Umsetzung

    Dokumentiertes System-Design statt Excel-Chaos

    Das Ergebnis:

    End-to-End-Prozesse, Rollenmatrix, KPI-Framework und Tool-Setup-Konzept

     Quick-Fact: Technologie folgt Design.

    SYSTEM DESIGNEN

  • Implementierung & Begleitung | Nachhaltig verankern.

    Ihr Benefit:

    50–70% weniger Administrationsaufwand (dauerhaft)

    Befähigtes Team statt personeller Überlastung

    Automatisierte Standards + KPI-Dashboard für datenbasierte Steuerung

    Das Ergebnis:

    Vollständige Integration von Tools, KI und Prozessen mit 12–18 Monate Begleitung

    Quick-Fact: Zahlt direkt auf eine Digital-First-Unternehmensstrategie ein.

    System verankern

Warum HiringLab?

Recruiting braucht kein Glück. Es braucht ein System.

01

Praxis trifft Methodik

15 Jahre HR-Erfahrung im Mittelstand, Master in Digitaler Transformation.

HiringLab verbindet beides: Praktisches Wissen aus echten Projekten und wissenschaftlich fundierte Methoden (Reifegradmodell Bitkom, Project Canvas, hybrider Ansatz).

Das Ergebnis: Keine theoretischen Konzepte, sondern Systeme, die im Alltag funktionieren.

02

Soziotechnischer Ansatz

Technologie allein löst keine Probleme. Das haben wir selbst erlebt.

Ein Beispiel: Eine erste Automatisierung mit Power Automate hat gezeigt, dass ineffiziente Prozesse nur schneller, aber nicht besser werden.

Deshalb entwickelt HiringLab Systeme, die Prozesse, Rollen, Tools und Kultur zusammen denken. Design vor Technologie.

03

Begleitung, nicht Beratung

HiringLab liefert keine 50-Seiten-Konzepte und verschwindet.

Stattdessen: Wir begleiten Sie durch die Umsetzung mit Workshops, Sparring und Change-Kommunikation.

Warum? Weil wir wissen: Der beste Plan scheitert ohne kulturelle Verankerung. Transformation braucht 12-18 Monate und wir bleiben, bis das System steht.

Recruiting neu aufsetzen

Die Expertise hinter HiringLab

Brückenbauerin zwischen
Mensch und Technologie

Langjährige Erfahrung in HR, Recruiting und Prozessmanagement.
Fokus auf Prozessdesign im Recruiting.

  • 15 Jahre Erfahrung entlang des gesamten Employee Lifecycles, mit besonderem Fokus auf Recruiting-Strukturen im Mittelstand.

    Der Schwerpunkt liegt auf Recruiting-Strukturen, die mit begrenzten Ressourcen funktionieren.

  • Psychologische Beraterin.

    Transformation scheitert nicht an Tools, sondern an Menschen.

    Ich begleite nicht nur Systeme, sondern auch die emotionale Seite des Wandels: Wie kommuniziere ich Veränderungen? Wie baue ich Widerstände ab?

  • Recruiting-Prozesse sind oft über Jahre hinweg gewachsen.

    Die Stellenanforderung steht in Excel, die Freigabe erfolgt per E-Mail, die Kandidatendaten werden im ATS erfasst und das Onboarding findet in Word statt.

    Ich designe durchgängige Prozesse: Von der Stellenanforderung bis zum ersten Arbeitstag.

    Dabei gilt: Wer entscheidet was? Wo sind die Schnittstellen? Was muss revisionssicher dokumentiert werden?

    Es geht nicht um ein theoretisches Konzept, sondern um ein System, das im Alltag trägt.

  • Master in Digitaler Transformation (IU, Abschluss 2026).

    Schwerpunkt: Soziotechnischer Wandel – Prozesse, Rollen und Kultur zusammen denken, nicht nur Tools einführen.

    Aus der Praxis: Ich habe selbst ein Onboarding-Redesign initiiert, bei dem die Anzahl der manuellen Einzelschritte von 33 auf 15 durchgängig automatisierte Prozesse reduziert wurde.

    Dabei habe ich gelernt, dass eine 1:1-Digitalisierung scheitert. Erst hinterfragen, dann automatisieren.

    Digitalisierung ist kein reines Tool-Projekt, sondern ein soziotechnischer Wandel.

  • TÜV-zertifizierte KI-Trainerin

    Ich baue GPTs für das Recruiting und teste sie kritisch, beispielsweise bei der Interview-Vorbereitung oder bei anonymisierten CV-Rankings.

    Warum kritisch? Weil BIAS ein echtes Thema ist, auch bei KI. Ich beschäftige mich aktiv mit feministischer KI und besuche regelmäßig Veranstaltungen zum ethischen Einsatz von KI.

    Aus der Praxis: KI kann überraschen (und lag schon mal richtig, während wir falsch lagen). Aber sie kann auch danebenliegen.

    Deshalb sollte man KI als Sparring-Partner nutzen und ihr nie blind vertrauen.

  • Change im Mittelstand läuft parallel zum Tagesgeschäft mit begrenzten Ressourcen, flachen Hierarchien und direkter Kommunikation.

    Aus meiner Erfahrung scheitert Transformation nicht an fehlenden Tools, sondern an fehlender kultureller Verankerung.

    Deshalb begleite ich Sie pragmatisch über einen Zeitraum von 12 bis 18 Monaten.

    Ich biete Workshops, Sparring und Change-Kommunikation, die an die Realität im Mittelstand angepasst sind.

    Ich liefere keine 50-Seiten-Konzepte und verschwinde dann.

    Ich bleibe, bis das System steht und das Team es eigenständig führen kann.

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Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, wo Sie heute stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.

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