Wenn Recruiting nicht funktioniert, liegt das in den seltensten Fällen daran, dass die richtigen Kandidat:innen nicht existieren. Es liegt am Prozess dahinter, der sie finden und überzeugen soll. Und der häufigste Grund: Niemand weiß genau, wer für was zuständig ist.
HR wartet auf Rückmeldung vom Fachbereich. Der Fachbereich wartet darauf, dass HR die Vorauswahl trifft. Das Interview findet statt, weil irgendwie alle irgendwann Zeit hatten. Die Absage kommt zwei Wochen später, weil noch eine Runde besprochen werden musste. Und der Kandidat hat in der Zwischenzeit woanders unterschrieben.
Das ist kein Koordinationsproblem
Das ist ein Strukturproblem.
Was die Zahlen dazu sagen
Die DGFP hat 2025 über 700 HR-Verantwortliche in Deutschland befragt. Zwei Ergebnisse zeigen, warum Rollenunklarheit so teuer wird:
16
offene Positionen betreut ein Recruiter im Durchschnitt gleichzeitig
46 %
der Unternehmen messen keine Recruiting-KPIs (Index Recruiting Report 2024)
Bei 16 offenen Positionen gleichzeitig, also rund 47 Besetzungen im Jahr, wird jede unnötige Abstimmungsrunde messbar teuer. Wenn niemand weiß, wer die nächste Entscheidung trifft, wartet der Prozess. Und mit ihm der Kandidat.
Der Index Recruiting Report 2024 hat außerdem festgestellt, dass 46 Prozent der befragten Unternehmen überhaupt keine Recruiting-KPIs messen. Wie man ohne Kennzahlen weiß, wo der Prozess klemmt, ist mir schleierhaft. Welche fünf Kennzahlen dafür reichen, steht in einem eigenen Artikel zu Recruiting-KPIs.
Was RACI im Recruiting bedeutet
RACI ist kein neues Konzept. Im Projektmanagement wird es seit Jahrzehnten genutzt. Im Recruiting wird es selten eingesetzt, obwohl es das logischste Werkzeug dafür ist. RACI steht für vier Rollen, die in jeder Phase eines Prozesses klar vergeben werden:
R
Responsible · Durchführend
Wer macht es? Wer erledigt die Aufgabe konkret?
A
Accountable · Verantwortlich
Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis? Nur eine Person pro Aufgabe.
C
Consulted · Einzubeziehen
Wer muss gefragt werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird?
I
Informed · Informiert
Wer muss über das Ergebnis informiert werden, ohne selbst zu entscheiden?
Das ist nicht bürokratisch. Das ist Klarheit. Und Klarheit spart Zeit.
RACI im Recruiting: Wer macht was in welcher Phase?
Konkret angewendet auf die vier Kernphasen des Recruiting-Prozesses:
| Phase |
HR |
Hiring Manager |
Geschäftsführung |
| Bedarfsmeldung |
C |
R · A |
I |
| Stellenanzeige |
R · A |
C |
– |
| Vorauswahl |
R · A |
C |
– |
| Interview und Entscheidung |
R · C |
R · A |
I |
| Vertragsangebot |
R |
C · I |
A |
Gelb markiert = Accountable. Diese Person trägt die Verantwortung für das Ergebnis dieser Phase.
Woran Sie erkennen, dass Ihr RACI fehlt
Nicht jede Organisation braucht ein ausformuliertes RACI-Dokument. Aber jede braucht Klarheit über Zuständigkeiten. Diese Signale zeigen, dass sie fehlt:
Kandidat:innen warten länger als drei Werktage auf Rückmeldung nach einem Interview
HR und Hiring Manager haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was eine „gute" Bewerbung ist
Die Absagegeschwindigkeit unterscheidet sich je nach Fachbereich stark
Es gibt keine einheitliche Entscheidungsgrundlage für die finale Auswahl
HR erfährt erst dann von einer offenen Stelle, wenn der Fachbereich bereits selbst nach Kandidat:innen gesucht hat
Stellenausschreibungen variieren stark in Sprache, Ton und Anforderungsniveau, obwohl sie für ähnliche Rollen ausgeschrieben sind. Meist steckt dahinter das fehlende Briefing zwischen HR und Fachbereich
Wenn Sie bei drei oder mehr dieser Punkte nicken, ist RACI kein Nice-to-have. Es ist der nächste sinnvolle Schritt.
Reaktives Recruiting: Was ohne Rollenklarheit entsteht
Das Rollenproblem im Recruiting ist fast nie ein Konflikt. Es ist ein Missverständnis. HR denkt, der Fachbereich entscheidet. Der Fachbereich denkt, HR koordiniert. Beide haben recht, aber niemand hat es je explizit festgehalten.
Das führt zu reaktivem Recruiting: Stellen werden besetzt, wenn der Schmerz groß genug ist. Nicht wenn es strategisch sinnvoll ist. Nicht nach einem Plan. Sondern dann, wenn jemand kündigt oder ein Projekt ausgebremst wird, weil Kapazität fehlt.
In diesem Modus ist Recruiting immer zu spät
Und immer teurer, als es sein müsste.
Wie ein RACI-Rollenmodell im Mittelstand aufgebaut wird
Sie müssen kein großes Projekt starten, um Klarheit über Rollen zu bekommen. Eine einfache Übung für Ihr Team: Nehmen Sie den letzten abgeschlossenen Recruiting-Fall und gehen Sie die wichtigsten Entscheidungspunkte durch. Fragen Sie für jeden:
- Wer hat das entschieden?
- Wer hätte es entscheiden sollen?
- Hätten wir dasselbe bei der nächsten ähnlichen Stelle wieder so gemacht?
Was dabei herauskommt, ist meistens aufschlussreicher als jeder Workshop. Für einzelne Stellen reicht diese Übung. Wenn Rollen dagegen dauerhaft und über alle Prozessphasen hinweg tragen sollen, braucht es eine verbindliche Zuordnung: Das RACI-Rollenmodell ist ein Kern-Deliverable des DESIGN, zusammen mit dem End-to-End Zielprozess, in den es sich einhängt.
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Häufige Fragen zu RACI im Recruiting
Was ist RACI im Recruiting?
RACI ist ein Modell zur Klärung von Verantwortlichkeiten in Prozessen. Im Recruiting legt es fest, wer für jede Entscheidung verantwortlich ist (Accountable), wer sie ausführt (Responsible), wer einbezogen werden muss (Consulted) und wer informiert wird (Informed). Es verhindert Abstimmungsschleifen zwischen HR und Hiring Managern.
Wer entscheidet im Recruiting, HR oder der Hiring Manager?
Beide, aber mit klarer Aufgabenteilung. Typischerweise liegt die Verantwortung für die Vorauswahl bei HR, die Entscheidungsverantwortung für die finale Auswahl beim Hiring Manager. Ein RACI-Modell legt dies für jede Phase des Recruiting-Prozesses verbindlich fest.
Warum funktioniert Recruiting ohne klare Rollenverteilung nicht?
Ohne klare Rollenverteilung entstehen Abstimmungsschleifen, unterschiedliche Entscheidungsgeschwindigkeiten je nach Person und Verzögerungen im Prozess. Laut DGFP Recruiting Benchmark Studie 2025 betreut ein Recruiter durchschnittlich 16 offene Positionen gleichzeitig. Bei dieser Auslastung wird jede unnötige Abstimmungsrunde messbar teuer.
