End-to-End-Recruiting: Prozessvorlage

1. Prozessrahmen

Rollenmodell der Verantwortung

Fünf Verantwortungsebenen, die im gesamten Dokument konsequent getrennt werden. Sie sind organisatorische Rollen, keine Kopfzahl: In kleineren Häusern können mehrere Ebenen bei derselben Person liegen. Die Trennung bleibt trotzdem wertvoll, weil jede Ebene eine andere Frage beantwortet.

Prozessversprechen

• Bewerbende wissen jederzeit, wie es weitergeht.
• Jede Entscheidung beruht auf vorab festgelegten Kriterien.
• Jede Übergabe hat eine verantwortliche Rolle und eine Frist.
• Pflichtbeteiligungen sind im Workflow verankert und je Organisationsvariante konfiguriert.
• Daten werden einmal erfasst und anschließend systemisch weitergegeben.
• Ausnahmen werden dokumentiert, nicht improvisiert.
• Jeder Technologie- und KI-Einsatz ist erklärbar, kontrolliert und gegenüber Bewerbenden transparent.

2. Phasenmodell mit verbindlichen Übergaben

WT = Werktage. Zielzeiten werden erst nach einer Baseline-Messung verbindlich festgelegt.

3. Auswahlarchitektur vor Prozessstart

Dieser Teil wird je Stelle oder Jobfamilie ausgefüllt, bevor die Vakanz veröffentlicht wird.

Entscheidungsregel

• Ein Muss-Kriterium darf nur als erfüllt gelten, wenn eine definierte Evidenz vorliegt.
• „Offen" ist ein zulässiger Zwischenstatus, aber kein Entscheidungsgrund.
• Offene Punkte erhalten eine Prüfmethode, eine verantwortliche Person und einen Termin.
• Die Gesamtentscheidung wird nicht aus einem ungewichteten Durchschnitt gebildet, wenn einzelne Muss-Kriterien zwingend sind.
• Abweichungen von der vereinbarten Auswahlarchitektur werden begründet und dokumentiert.
• HiringLab-Prozessstandard Entgelt: Die Entgelthistorie wird im gesamten Verfahren nicht abgefragt und ist in keiner Prüfmethode vorgesehen. Die jeweils geltende nationale Rechtslage wird vor Einführung geprüft (siehe Feld „Letzte Rechtsprüfung").
• Bei öffentlichen Arbeitgebern: Schwerbehinderte Bewerbende werden zum Gespräch eingeladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt (§165 SGB IX). Diese Prüfung erfolgt vor jeder Vorauswahlentscheidung.

4. Detailkarte für jede Phase

Diese Karte wird für jede Phase einmal ausgefüllt. Sie ist der eigentliche Bauplan für Konfiguration, Arbeitsanweisung und Audit.

Phase [Nummer]: [Name]

Ausnahme-Logik

5. Ausgefüllte Referenzkarte: Phase 4, Vorauswahl (Standardrolle)

Diese Karte zeigt den erwarteten Detailgrad. Sie ist Referenz, keine Vorschrift, und wird betriebsspezifisch angepasst.

6. RACI auf Gesamtprozessebene

Pro Phase gibt es genau eine accountable Rolle. Mehrere Verantwortliche bedeuten in der Praxis häufig: niemand fühlt sich verantwortlich. Die Accountability folgt dem Rollenmodell und ergibt eine durchgängige Kette: Freigabeinstanz (0–1, 6b) → Case Owner (2–4) → Decision Owner (5–6a, 8–9, 10a) → Service Owner (7) → Process Owner (10b).

¹ Bei der Organisationsvariante „öffentlicher Arbeitgeber" ist diese Spalte als Personalrat nach dem einschlägigen Personalvertretungsgesetz zu lesen. Beteiligungstatbestände, Fristen und Zustimmungserfordernisse weichen vom BetrVG ab und werden vor Konfiguration je Haus validiert.

* Nur, wenn Rechtslage, Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung, Organisationsmodell oder Einzelfall die Beteiligung auslösen. Die Tabelle ist deshalb vor Einsatz betriebsspezifisch zu validieren.

Lesehilfen: - Phase 2 bis 4: Der Case Owner ist für den laufenden Besetzungsfall accountable, der Process Owner wird konsultiert und greift über Standard, SLA-Monitoring und Eskalation. So bleibt die HR-Leitung steuerungsfähig, ohne jede Einzelbewerbung zu verantworten. - Phase 8: Accountable ist die Führungskraft, weil der häufigste Preboarding-Fehler die persönliche Funkstille ist, nicht die fehlende Bestellung. Die operative Lieferung (Technik, Zugänge, Formalitäten) verantwortet der Service Owner als R. Häuser können diese Setzung bewusst umdrehen; entscheidend ist, dass sie dokumentiert ist. - Phase 10: Die Entscheidung über die konkrete Person (10a) und die Rückführung der Erkenntnisse in den Prozess (10b) sind zwei Ergebnisse mit zwei verschiedenen accountable Rollen.

7. Statusmodelle im ATS, getrennt nach Objekten

Ein Status beschreibt den aktuellen Zustand, nicht die zuletzt ausgeführte Tätigkeit. Drei Objekte tragen eigene Statusmodelle, weil sie unabhängig voneinander fortschreiten: Eine Stelle besitzt mehrere Bewerbungen, die gleichzeitig unterschiedliche Status haben.

7.1 Objekt Stelle / Stellenanforderung

7.2 Objekt Bewerbung

Warum drei getrennte Endstatus: „Abgesagt (Unternehmen)", „Zurückgezogen (Bewerber:in)" und „Angebot abgelehnt" bleiben getrennt, damit Offer Acceptance Rate, Rückzugsgründe und Candidate Experience sauber auswertbar sind. Die Aufbewahrungslogik teilen sie.

7.3 Objekt Einstellung / Mitarbeitende

Parallelität: Beteiligung und Vertragserstellung laufen ab der Zusage gleichzeitig. Versendet wird erst im Status „Freigabe vollständig". So geht keine Zeit durch unnötige Sequenz verloren, und kein Vertrag geht vor abgeschlossener Beteiligung raus.

Übergaberegel zwischen den Objekten: Der Statuswechsel „Bewerbung: angenommen" erzeugt den Datensatz im Objekt Einstellung und übergibt die geprüften Stammdaten. Der Statuswechsel „Einstellung: Vertrag vollständig" setzt die Stelle auf „besetzt". Daten werden dabei übernommen, nicht neu erfasst.

8. Kommunikationsmatrix

Sollstandard Entgeltinformation: Die Entgeltinformation ist Bestandteil der Stellenanzeige, sofern nicht ein dokumentierter Ausnahmegrund freigegeben ist. Die Einladung ist der späteste Zeitpunkt im HiringLab-Prozessstandard, nicht der Regelfall.

9. KI-Governance im Recruiting

Dieser Abschnitt gilt für jeden KI-Einsatz im Prozess und wird vor der ersten Nutzung ausgefüllt.

Einstufung: KI-Systeme, die bestimmungsgemäß Bewerbungen analysieren oder filtern, Kandidat:innen bewerten oder Auswahlentscheidungen wesentlich beeinflussen, fallen grundsätzlich unter die Hochrisiko-Anwendungsfälle des Anhangs III des EU AI Act. Die konkrete Einstufung hängt vom vorgesehenen Zweck und der tatsächlichen Nutzung ab und wird je System und Einsatzzweck dokumentiert. Ein sprachliches Hilfsmittel für die Formulierung einer Einladung ist nicht automatisch dasselbe wie ein System, das Bewerbungen priorisiert. Die einschlägigen Hochrisiko-Pflichten sollen nach aktuellem Stand ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Die Pflicht zu Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz (Artikel 4 EU AI Act) gilt dagegen bereits seit dem 2. Februar 2025. Die Governance wird unabhängig von Stichtagen ab dem ersten Einsatz gelebt.

Grundregeln

1. Human-in-the-Loop verbindlich. Keine Absage- und keine Auswahlentscheidung ohne dokumentierte menschliche Prüfung. Die KI strukturiert vor, sie entscheidet nicht.
2. Information vor Verarbeitung. Bewerbende werden über den KI-Einsatz informiert, bevor die KI-Verarbeitung stattfindet: bei Einsatz im Screening in der Datenschutzinformation beim Bewerbungseingang, nicht erst in der Einladung. Kein verdeckter Einsatz.
3. KI-Kompetenz. KI-Systeme werden ausschließlich von entsprechend eingewiesenen und autorisierten Personen eingesetzt oder überwacht. Die Qualifizierung berücksichtigt Einsatzzweck, Funktionsgrenzen, Risiken, menschliche Kontrolle und unzulässige Nutzungen. Maßnahmen und Teilnahmen werden dokumentiert.
4. Dokumentation. Jedes eingesetzte System ist im KI-Register erfasst: Zweck, Einstufung, Anbieter und Version, Datenbasis, Kontrollmechanismus, Freigabestatus, verantwortliche Rolle.
5. Bias-Prüfung. Vor Einsatz und danach regelmäßig: Prüfung anhand dokumentierter und repräsentativer Testfälle sowie regelmäßiger Ergebnisanalysen. Gruppenbezogene Auswertungen erfolgen nur auf einer zulässigen, zweckgebundenen und zugriffsgeschützten Datengrundlage.
6. Mitbestimmung. Einführung und wesentliche Änderung von KI-Systemen mit BR bzw. PR abstimmen (§87 BetrVG bzw. einschlägiges Personalvertretungsrecht prüfen, ggf. Betriebs- oder Dienstvereinbarung).
7. Abschaltbarkeit. Jeder KI-Schritt hat einen definierten manuellen Ersatzablauf.

KI-Register (je System eine Zeile)

Versionsregel: Nach einem wesentlichen Update des Anbieters gilt das System als ungeprüft, bis Einstufung, Freigabestatus und Bias-Prüfung erneuert sind. Das heute geprüfte Tool ist nach dem nächsten Update nicht automatisch das gestern freigegebene.

Nicht zulässig

• Vollautomatisierte Ablehnungen ohne menschliche Prüfung
• Automatisierte Bewertung von Video-, Sprach- oder Emotionsdaten
• KI-Einsatz ohne Eintrag im Register
• Beginn der KI-Verarbeitung vor Information der Bewerbenden
• Einsatz oder Überwachung durch nicht eingewiesene Personen

10. Steuerung und Kennzahlen

Kennzahlendefinition

Wichtig: „Eingangsbestätigung in 48 Stunden" ist kein sinnvoller Service-KPI, wenn sie automatisiert sofort versendet wird. Gemessen wird die erste inhaltliche Reaktion.

Engpass-Review

Für jede Kennzahl werden nicht nur Durchschnittswerte, sondern mindestens Median, Ausreißer und Liegezeiten je Phase betrachtet. Die Review-Frage lautet:

1. Wo entsteht Wartezeit?
2. Wer oder was wartet worauf?
3. Ist der Schritt notwendig, doppelt oder nur historisch gewachsen?
4. Welche Regel, Information oder Entscheidung fehlt am Übergang?
5. Wird eliminiert, vereinfacht, standardisiert oder automatisiert?

Prüfimpulse je Phasencluster

Typische Muster, nach denen im Review aktiv gesucht wird. Sie sind Diagnose-Hypothesen, keine Vorwürfe.

11. Einführungsplan

12. Abnahmecheck vor dem Go-live

• Die Organisationsvariante ist festgelegt und die Beteiligungsrechte (BR oder PR, SBV, ggf. §165 SGB IX) sind je Haus validiert.
• Das Feld „Letzte Rechtsprüfung" ist befüllt (Datum, Rolle, Organisationsvariante).
• Jede Phase hat Startsignal, Ergebnis und Abschlusskriterium.
• Jede Übergabe hat eine verantwortliche Rolle und eine Frist.
• Es gibt je Phase genau eine accountable Rolle gemäß Rollenmodell, einschließlich Service Owner.
• Muss-Kriterien und Auswahlmethoden stehen vor Veröffentlichung fest.
• Die Statusmodelle sind je Objekt (Stelle, Bewerbung, Einstellung) getrennt konfiguriert und die Übergaberegeln zwischen den Objekten sind getestet.
• Die drei Endstatus der Bewerbung (abgesagt / zurückgezogen / Angebot abgelehnt) sind getrennt konfiguriert.
• Beteiligung und Vertragserstellung laufen parallel; der Versand ist an „Freigabe vollständig" gebunden.
• Erinnerungs- und Eskalationswege sind getestet.
• Pflichtbeteiligungen und Ausnahmen wurden je Organisationsvariante geprüft.
• Datenschutz, Löschung, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte sind auf Ebene des Bewerbungs- bzw. Personendatensatzes konfiguriert.
• Der Entgelt-Prozessstandard ist umgesetzt: Entgeltinformation in der Anzeige (Ausnahmen dokumentiert und freigegeben), keine Abfrage der Entgelthistorie, nationale Rechtslage geprüft.
• Jeder KI-Einsatz ist im KI-Register erfasst, mit Einstufung, Anbieter und Version, menschlicher Kontrolle und Information vor Verarbeitungsbeginn.
• Die für Einsatz und Kontrolle zuständigen Personen verfügen über dokumentierte, auf den Anwendungsfall abgestimmte KI-Kompetenz.
• Der Kontrollpunkt für Absagen ist risikobasiert definiert und die Stichprobenquote festgelegt.
• Bewerbenden-Kommunikation ist vollständig und zeitlich definiert.
• Stammdaten werden nicht unnötig mehrfach erfasst; die Objektübergaben übernehmen Daten statt sie neu abzufragen.
• KPI-Definitionen besitzen Formel, Messzeitpunkt und Segmentierung.
• Mindestens drei reale Fälle wurden im Pilot vollständig durchgespielt.
• Prozessabweichungen können dokumentiert und ausgewertet werden.
• Führungskräfte kennen ihre SLAs und Entscheidungsregeln.
• Ein Termin für das erste Prozess-Review ist gebucht.

Rechtlicher Hinweis

Die Vorlage ist ein Instrument für Prozessdesign und keine Rechtsberatung. Gesetzliche Pflichten hängen unter anderem von Arbeitgeberart (privat oder öffentlich), Beschäftigungsquote, Betriebsgröße, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, Tarifbindung, einschlägigem Personalvertretungsrecht und Einzelfall ab. Rechtsgrundlagen, Beteiligungsrechte, der Stand der nationalen Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) sowie Pflichten aus dem EU AI Act sind deshalb vor der Konfiguration für den konkreten Betrieb zu validieren und im Feld „Letzte Rechtsprüfung" zu dokumentieren.

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