Das eigentliche Problem heißt nicht “Fachkräftemangel”
Wenn Recruiting nicht funktioniert, liegt das in den seltensten Fällen daran, dass die richtigen Kandidaten nicht existieren. Es liegt daran, dass der Prozess, der sie finden und überzeugen soll, nicht funktioniert.
Und der häufigste Grund, warum dieser Prozess nicht funktioniert, ist folgender: Niemand weiß genau, wer für was zuständig ist.
HR wartet auf Rückmeldung vom Fachbereich. Der Fachbereich wartet darauf, dass HR die Vorauswahl trifft. Das Interview findet statt, weil irgendwie alle irgendwann Zeit hatten. Die Absage kommt zwei Wochen später, weil noch eine Runde besprochen werden musste. Und der Kandidat hat in der Zwischenzeit woanders unterschrieben.
Das ist kein Koordinationsproblem. Das ist ein Strukturproblem.
Was die Zahlen dazu sagen
Die DGFP hat 2025 über 700 HR-Verantwortliche in Deutschland befragt. Zwei Ergebnisse, die zeigen warum Rollenunklarheit so teuer wird:
Bei einer Auslastung von 16 offenen Positionen gleichzeitig (pro Jahr 47 Besetzungen) wird jede unnötige Abstimmungsrunde messbar teuer. Wenn niemand weiß, wer die nächste Entscheidung trifft, wartet der Prozess. und mit ihm der Kandidat.
Das ist viel. Sehr viel. Und es zeigt, warum Unklarheit über Rollen und Zuständigkeiten so teuer wird: Wenn jede Position Abstimmungsaufwand erzeugt, der hätte vermieden werden können, läppert sich das schnell.
Der Index Recruiting Report 2024 hat außerdem festgestellt, dass 46 Prozent der befragten Unternehmen überhaupt keine Recruiting-KPIs messen. Wie man ohne Kennzahlen weiß, wo der Prozess klemmt, ist mir schleierhaft. Aber das ist ein Thema für die nächste Ausgabe.
Was RACI im Recruiting bedeutet
RACI ist kein neues Konzept. Im Projektmanagement wird es seit Jahrzehnten genutzt. Im Recruiting wird es selten eingesetzt, obwohl es das logischste Werkzeug dafür ist.
RACI steht für vier Rollen, die in jeder Phase eines Prozesses klar vergeben werden:
R
Responsible | Durchführend
Wer macht es? Wer erledigt die Aufgabe konkret?
A
Accountable | Verantwortlich
Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis? Nur eine Person pro Aufgabe.
C
Consulted | Einzubeziehen
Wer muss gefragt werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird?
I
Informed | Informiert
Wer muss über das Ergebnis informiert werden, ohne selbst zu entscheiden?
Das ist nicht bürokratisch. Das ist Klarheit. Und Klarheit spart Zeit.
RACI im Recruiting: Wer macht was in welcher Phase?
Konkret angewendet auf die vier Kernphasen des Recruiting-Prozesses:
| Phase | HR | Hiring Manager | GF |
|---|---|---|---|
| Bedarfsmeldung | C | R · A | I |
| Stellenanzeige | R · A | C | — |
| Vorauswahl | R · A | C | — |
| Interview & Entscheidung | R · C | R · A | I |
| Vertragsangebot | R · A | C · I | A |
Gelb markiert = Accountable. Diese Person trägt die Verantwortung für das Ergebnis dieser Phase.Woran du erkennst, dass euer RACI fehlt
Nicht jede Organisation braucht ein ausformuliertes RACI-Dokument. Aber jede braucht Klarheit über Zuständigkeiten. Diese Signale zeigen, dass sie fehlt:
→ Kandidaten warten länger als drei Werktage auf Rückmeldung nach einem Interview
→ HR und Hiring Manager haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was eine "gute" Bewerbung ist
→Die Absagegeschwindigkeit unterscheidet sich je nach Fachbereich stark
→Es gibt keine einheitliche Entscheidungsgrundlage für die finale Auswahl
→ HR erfährt erst dann von einer offenen Stelle, wenn der Fachbereich bereits selbst nach Kandidaten gesucht hat
→ Stellenausschreibungen variieren stark in Sprache, Ton und Anforderungsniveau, obwohl sie für ähnliche Rollen ausgeschrieben sind
Wenn du bei drei oder mehr dieser Punkte nickst, ist RACI kein Nice-to-have. Es ist der nächste sinnvolle Schritt.
Reaktives Recruiting: Was entsteht ohne Rollenklarheit
Das Rollenproblem im Recruiting ist fast nie ein Konflikt. Es ist ein Missverständnis. HR denkt, der Fachbereich entscheidet. Der Fachbereich denkt, HR koordiniert. Beide haben recht, aber niemand hat es je explizit festgehalten.
Das führt zu reaktivem Recruiting: Stellen werden besetzt, wenn der Schmerz groß genug ist. Nicht wenn es strategisch sinnvoll ist. Nicht nach einem Plan. Sondern dann, wenn jemand kündigt oder ein Projekt ausgebremst wird, weil Kapazität fehlt.
In diesem Modus ist Recruiting immer zu spät. Und immer teurer als es sein müsste.
Wie ein RACI-Rollenmodell im Mittelstand aufgebaut wird
Du musst kein großes Projekt starten, um Klarheit über Rollen zu bekommen. Eine einfache Übung für euer Team:
Nehmt euren letzten abgeschlossenen Recruiting-Fall. Geht die wichtigsten Entscheidungspunkte durch.
Fragt für jeden:
Wer hat das entschieden?
Wer hätte es entscheiden sollen?
Hätten wir dasselbe bei der nächsten ähnlichen Stelle wieder so gemacht?
Was dabei herauskommt, ist meistens aufschlussreicher als jeder Workshop. Wenn ihr danach wissen wollt, wie euer Recruiting-System insgesamt aufgestellt ist, zeigt die Scorecard in zehn Minuten eine erste Einschätzung in sechs Dimensionen.
Häufige Fragen zu RACI im Recruiting
Was ist RACI im Recruiting?
RACI ist ein Modell zur Klärung von Verantwortlichkeiten in Prozessen. Im Recruiting legt es fest, wer für jede Entscheidung verantwortlich ist (Accountable), wer sie ausführt (Responsible), wer einbezogen werden muss (Consulted) und wer informiert wird (Informed). Es verhindert Abstimmungsschleifen zwischen HR und Hiring Managern.
Wer entscheidet im Recruiting, HR oder der Hiring Manager?
Beide! Aber mit klarer Aufgabenteilung. Typischerweise liegt die Verantwortung für die Vorauswahl bei HR, die Entscheidungsverantwortung für die finale Auswahl beim Hiring Manager. Ein RACI-Modell legt dies für jede Phase des Recruiting-Prozesses verbindlich fest.
Warum funktioniert Recruiting ohne klare Rollenverteilung nicht?
Ohne klare Rollenverteilung entstehen Abstimmungsschleifen, unterschiedliche Entscheidungsgeschwindigkeiten je nach Person und Verzögerungen im Prozess. Laut DGFP Recruiting Benchmark Studie 2025 betreut ein Recruiter durchschnittlich 16 offene Positionen gleichzeitig. Bei dieser Auslastung wird jede unnötige Abstimmungsrunde messbar teuer.
Wie gut ist euer Recruiting-System aufgestellt?
Die Scorecard zeigt es in 10 Minuten.
QUELLEN
DGFP Recruiting Benchmark Studie 2025 (736 HR-Verantwortliche, Mrz.-Jul. 2025): DGFP Recruiting Benchmark
Index Recruiting Report 2024 (638 Personalverantwortliche): Recruiting Report
Germany Recruiting Benchmarks 2025 (Time-to-Hire Benchmarks DE): ZEP Recruiting Benchmark
Aivy Recruiting KPIs 2026 (Cost-per-Hire Richtwerte): Aivy Artikel
